用Office 2000实现办公自动化
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作者：佚名
来源：InterNet 加入时间：2004-11-10 |
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在电子商务蓬勃发展的今天，我们对Web的依赖越来越强烈。从发展联络客户、产品发布、展示销售到企业的进销存及工作流程的管理控制等各方面均向以Web 网站为代表的Internet 和Intranet上迁移。企业和管理人员都迫切需要廉价、高效的Web网站开发、建设和管理解决方案。其实，用我们几乎天天使用的Office 2000企业版（包括FrontPage 2000），不需进行任何培训，就能实现以Internet网络为办公平台，在线实现数据从采集到汇总，再自动完成统计和报告等功能的办公自动化网站建设和实施的方案与方法。
案例简介
百事成食品有限公司为了使其即将推出的新产品??红粑巧克力能获得比较好的市场效果，在产品正式上市之前，委托品格咨询策划公司为其进行市场调研，总结出主流消费群体对产品口味和包装的要求及价格承担能力。于是，品格公司的公关张秘书为这个调研在公司的Web上申请建立了一个“diaocha”子站点，并通过Web文件夹将自己的计算机与Web网站建立连接。接下来，张秘书要做的工作有设计调查表、制作邀请函、建立调查数据表、设计表单网页、创建活动报表和查询报表将调查结果动态地反映出来。具体实施方法如下：
设计调查表和网站公告
张秘书先打开Word 2000，调出调查表模板，根据本次调查的需要对调查表进行相应的修改和保存；又新建一个文件，编写了调查的说明、用途和方法，以便被调查人了解调查的性质，然后将该文件进行了相应的修饰（如可选择“格式”菜单下的“主题”命令对文章主题进行修饰）。修饰完毕后，张秘书选择“文件”菜单下的“另存为Web页”命令（如图1），选择“diaocha的位置在xuehaizhou上”，输入文件名为“市场调查表”，单击[保存]按钮，Office 2000的Web文件夹功能就同时将该Web页发布到Web服务器上指定的子站点中。
制作调查邀请函
为了让广大用户了解本次调查活动，张秘书打算利用公司的客户地址簿中的E－mail地址，发一个调查邀请。于是张秘书打开了Office 2000企业版中的出版物制作软件Publisher 2000，在出版物类型中选择“明信片”里的“请柬”，单击[启动向导]按钮，在向导中填入相应的资料，制作出了一个专业的邀请函。然后选择“文件”菜单下的“利用当前出版物创建Web站点”命令，将该出版物文件转换为Web页格式，用“文件”菜单下的“Web页预览”命令查看，确认无误后，张秘书从浏览器的“文件”菜单下选取“发送”命令，打开了发送电子邮件的窗口，然后从地址簿中选择客户的地址，单击“发送”命令将邀请函送到了客户的邮箱中。邮件发出后，张秘书用“另存为Web页”的命令将邀请函发布到Web文件夹。
设计表单网页
接下来，张秘书要依据调查表的格式在FrontPage 2000中制作了一个提交表单。启动FrontPage 2000，打开“diaocha的位置在xuehaizhou”Web文件夹，然后新建一个网页，并拖出“表单工具”。
在空白网页中插入表单按钮，同时FrontPage会自动将表单插入到文件中，然后从Word调查表文件中，将相应的文字拖拽到FrontPage表单中，并在对应的位置，插入表单域(如图2)。然后打开“表单属性”对话框，单击[选项]按钮，在打开的“将结果保存到数据库的选项”对话框中单击[创建数据库]按钮，FrontPage会自动创建一个Access数据库并连接到网站中。然后检查表单上的表单域与数据库中字段对应情况，最后将网页保存为“enterdate.asp”。注意：该活动网页必须存放在支持ASP技术的Web服务器上，并且通过浏览器用Web的方式打开，才能正常将数据输入到数据库中。
创建活动报表
由于调查产生的报表是在公司内部使用的，所以，张秘书使用Office 2000提供的Web控件制作交互式的报表网页（这种方法避免了编程，制作方便、开发周期短、开发成本低廉）。张秘书打开Access 2000，从局域网的共享驱动器中打开数据库，然后进行了如下操作：
1、在打开的数据库窗口中，选择“页”新建数据访问页，并选择数据表，然后单击[确定]按钮，创建新的数据访问页。
2、在数据页的上部输入数据访问页的标题，在控件工具箱中选择数据透视表控件。
3、在数据页的设计网格中，拖画出数据透视表的区域。
4、从数据库字段名列表中，拖拉字段名到数据透视表的相应位置，由Access自动建立数据控件于数据表的连接。
然后张秘书用“主题”对话框对网页进行了简单的修饰，最后将数据访问页保存到Web服务器上。这样制作完成的动态数据报表就可以通过Intranet实时显示数据库中数据的统计结果，数据分析人员还可以通过IE浏览器调整数据透视表的字段名，以便从各个不同的角度显示和分析调查所得到的数据结果。
将做好的网页连起来
张秘书按计划将网页全部制作完毕，为了使访问者能够方便地应用，接下来就是要为他们创建相互的超链接。于是她就用FrontPage提供的导航视图和共享边框的功能，快速地为整个网站创建了具有自动维护功能的导航，使各个网页中均有与其他网页链接的导航栏：
在FrontPage 窗口的左边窗格中，单击“导航”视图图标；然后在中间窗口选择网页文件，将文件拖拉到右边的窗口，并置于Home标示页的下方，导航视图会将网页用卡片的方式显示出来，并显示链接线；最后使全部网页组成一个站点导航图（如图3，与组织结构图相似）。接下来选择“格式”菜单下的“共享边框”命令，打开“共享边框”对话框，选择针对“所有网页”设置“上”、“包含导航按钮”和“左”、“包含导航按钮”，[确定]退出对话框后可按“F5”键，刷新整个网站即可。
后 记
至此，全部工作都已完成。当然，数据库采集的数据多了以后，必然要对数据的提取和查找提出要求。我们可以利用FrontPage网页编辑中的插入数据库结果功能，在调查网站中制作了一个数据搜索网页。在此不详述。
用Office 2000实现办公自动化，最大的好处就是应用实施容易，无需专业开发人员，普通工作人员就可以完成，总体成本低廉，既可以适用于个人，也可以适用于企业。
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