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就是这样简单 用永中Office 2004管理学籍
作者:佚名 来源:InterNet 加入时间:2007-3-7
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  • 新的学期已经开始了,各个学校的学籍管理员又将忙碌起来:转出手续、转入手续、学籍变动统计、分班学生的学籍变动、全校学生分班级、分年级、分性别,统计人数等等。每转出或转入一个学生,就有大量的数据需要变动,确实是件既需仔细认真,又十分繁琐的工作。现在有了永中Office 2004,学籍管理工作可以变得更为轻松一些了。

    一、导入上学期学籍
    启动永中Office 2004,在“菜单”工具栏上单击“文件”命令,再执行“打开”命令,打开上学期的学籍文件(一般经过管理部门核准后,下发的上学期学籍都为Excel格式文档)。并把工作表(Sheet1)重命名为“第一学期学籍”。

    二、生成新学期学籍
    在工作表标签“第一学期学籍”上单击右键,选取“移动或复制工作表”命令,然后在对话框中选择“创建副本”选项,单击[确定]按钮。最后,重命名刚刚创建的工作表“第一学期学籍(2)”为“第二学期学籍”。

    三、建立分班学籍
    开学初,学籍管理员要下发各班级学籍,以供班主任核对,因此建立分班学籍很有必要。

    1. 激活“第二学期学籍”,为当前工作表。执行菜单工具栏中的“数据→筛选→选择”,打开“自动筛选”选项。

    2. 单击“学号”列的选项,自定义自动筛选方式,在“学号”“等于”后的“条件栏”中输入“××601××”,就可自动筛选出六年级一班的所有学籍(前两位表示校别,“6”表示年级,“01”表示班别,后两位表示班中学号)。复制自动筛选出的六年级一班的学籍,在新建的工作表中单击“粘贴链接”,并把这个工作表重命名为“六一”。

    使用“粘贴链接”的好处在于,只要“第二学期学籍”中六年级一班的学籍发生变动(如更改姓名),“六一”中的学籍也同时自动更新。避免了手工更新的繁琐,这是永中Office 2004特有的创新功能哟!使用同样的方法,建立其他班级的分班学籍。

    四、自动统计全班人数   
    1. 激活“六一”工作表为当前工作表,在学籍数据下面定制能够自动进行统计的函数。

    2. 自动统计全班男生人数的函数:比如“COUNTIF(D2:D37, "男")” ,表示在D2到D37的范围内,自动统计数值为“男”的单元格的数量,即全班男生总人数,函数返回值为16。

    3. 自动统计全班女生人数的函数:与自动计算全班男生人数的函数相同,只是最后一个参数改为“女”即可。函数返回值为20。

    自动统计全班总人数的公式为:“B38=F38+D38” ,其中B38指明存储全班总人数的单元格,并不需要输入。公式的含义为:全班总人数=男生人数+女生人数。自动返回计算结果为36。

    这样统计的好处在于,即使有转出学生,在“第二学期学籍”工作表中删除了某数据行,造成分班学籍工作表中某行链接数据的丢失,但不会影响以上各统计结果的正确性,它们会自动更新计算结果。其他班级的人数统计,类似于“六一”班人数统计的方法。

    五、自动统计全校人数
    新建一个工作表,重命名为“全校人数统计”。设置好表格横、纵栏。在所需的各班级人数数据的单元格中输入“=”,然后用鼠标点取相应工作表、相应单元格即可。这样,所有工作表中的各班级学生数、男生数、女生数都会随“第二学期学籍”工作表中的数据变化而更新。至于全年级学生数和全校学生数,可用公式或 SUM()函数自动计算,因比较简单,不再一一详述。

    六、转入和转出管理
    新建两个工作表分别重命名为“转出”和“转入”。

    1. 转出工作表前几列分别规划为申请日期、转入学校、联系电话、手续办齐日期,最后为学籍数据。有转出学生时,其学籍数据先从“第二学期学籍”工作表中“复制”,再“粘贴”到这里,然后清空“第二学期学籍”工作表中的这一数据行。上面所提到的统计数据会自动变化、同步更新。

    2. 转入工作表前几列分别规划为原学校、联系电话、编入班级,最后为学籍数据。有转入学生时,先“复制”其学籍数据,插入到“第二学期学籍”工作表中相应位置,再“复制”,插入到分班学籍中的相应位置。上面所提到的统计数据会自动变化、同步更新。   

    七、学籍变动统计表
    上级学籍管理部门下发的“学籍变动统计表”均为Word格式文档。为了方便管理,我们可以把这个文档导入永中Office 2004中。在永中Office 2004的“导航面板”中选择“文字处理”,单击鼠标右键,执行快捷菜单中的“导入Microsoft Office文档”命令,打开“学籍变动统计表”即可。

    “学籍变动统计表”的填写,参照“转出”工作表和“转入”工作表填写变动情况即可。   

    采取以上方法用永中Office 2004管理学籍的好处在于:与学籍管理相关的文件可保存在一个集成文件中,便于集中管理;统计数据自动更新;如果与没有安装永中Office 2004的用户交换数据,也十分简单,只要另存为“全部Microsoft Office格式”即可。


    [文章录入员:nancy]

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