第一步：创建一个联系人文件夹并使其按照电子邮件地址显示

1.在Outlook选项中选择“联系人”。

2.定位联系人文件夹的目录。(如果你需要创建一各专门的子文件夹，在主要联系人文件夹上点右键并选择新建文件夹命令.)

3.在相应的文件夹上点右键并选择属性。

4.接下来，在文件夹的属性页中选择“Outlook通讯录”选项卡。

5.选择'以电子邮件地址的方式显示文件夹'复选框。

6.点击OK。

第二步：进行实际的邮件合并

1.打开Microsoft Word并选择工具- >信件和邮件- >邮件合并。

2. Word的工作窗格将出现并问你接下来要处理什么类型的文件。在这种情况下，因为你要处理印刷品，选择信件选项并按下一步。

3.下面会提示你选择启动文档。你有许多项可以选择，你可以在使用当前文件，一个已经存在的文件或者一个模板。为了演示目的，选择当前文件选项并按下一步。

4.此时该选择信件要发送到的那些你所创建收件人了。选择'从Outlook联系人中选出'选项。

5.在这里不要按下一步。而是应该选择联系人文件夹选项。

6.你将在你的Outlook视图中看到一列联系人文件夹,(如果你使用多重的视图，有可能要选择视图)。作出你的选择并点击OK。

7.在你选择的文件夹内，你将看到所有联系人的一览表。接下来选择期望联系人并单击OK。此时，你可以撰写你的邮件了。Word允许你插入你的联系人列表中的各种内容到信件，只需通过在工作窗格中点击相应的对象。默认地，你可以插入地址块、问候语、电子邮费或者邮费条形码。

可是我总是觉得使用更多内容选项会更简便。这个选项允许你选择个别区域，比如名、姓、城市、状况、邮递区号等等。比起仅仅插入一个地址字块或者问候语，它给你带来更多的对信件的控制。

8.当你做完以上所有步骤，点击下一步预览你的信件。

9.如果一切无误，再次点击下一步完成合并。

10.最后，单击"打印"来打印你已经创建好的信件。